Gestione integrata e coordinamento dei processi: il nuovo ruolo della segreteria
ll percorso formativo intende far evolvere il ruolo della segreteria verso una funzione di coordinamento operativo. I partecipanti acquisiranno competenze nella standardizzazione delle procedure interne, nell’uso di strumenti digitali per la pianificazione e nell’ottimizzazione dei flussi documentali tra azienda e consulenti esterni. Particolare attenzione è rivolta al supporto decisionale per la direzione e alla conformità normativa Il programma integra lo sviluppo di soft skills comunicative
Moduli
- Coordinamento organizzativo e comunicazione relazionale
- Digitalizzazione dei processi, procedure e pianificazione
- Gestione documentale e monitoraggio economico-amministrativo
- Conformità normativa, gestione dei rischi e flotta aziendale
Al termine del percorso i partecipanti avranno acquisito competenze operative utili a supportare il coordinamento dei principali flussi informativi e dei processi organizzativi nelle PMI. Saranno in grado di gestire attività di pianificazione operativa, organizzare la comunicazione, strutturare sistemi di gestione documentale; impareranno a utilizzare strumenti per la gestione condivisa di scadenziari, archivi e procedure operative, migliorando l’efficienza dei flussi informativi interni.
Morgana Valle
MVALLE@ITINERA.INFO
Coordinamento organizzativo e comunicazione relazionale
Il modulo analizza l’impresa come sistema integrato, definendo il ruolo della segreteria quale "centro stella" del coordinamento tra direzione, comparti operativi, cantiere e stakeholder esterni. Nelle PMI toscane, spesso caratterizzate da flussi informativi frammentati, è essenziale che la figura di segreteria acquisisca una visione d'insieme dei processi per prevenire colli di bottiglia. Il programma approfondisce le tecniche di comunicazione professionale scritta e digitale (gestione e-mail, messaggistica istantanea aziendale, reportistica), con un focus specifico sull'adattamento del linguaggio ai diversi interlocutori: dai fornitori alla Pubblica Amministrazione, dai clienti ai consulenti tecnici. Si tratteranno le dinamiche delle relazioni interne per favorire il benessere organizzativo, la chiarezza dei ruoli e la gestione proattiva delle richieste della direzione, trasformando la segreteria in un supporto strategico capace di filtrare e organizzare le informazioni prioritarie.
DestinatariIl modulo si rivolge a dipendenti con mansioni di segreteria generale, assistenza amministrativa e coordinamento operativo nelle micro e piccole imprese di settori quali commercio, terziario, artigianato ed edilizia. Il profilo target corrisponde agli inquadramenti previsti dai CCNL di riferimento (tipicamente livelli 4 e 5 del CCNL Commercio e Terziario o qualifiche impiegatizie del CCNL Edilizia e Artigianato). Si tratta di figure che, pur non avendo responsabilità dirigenziali, operano come nodi critici di smistamento delle informazioni e necessitano di rafforzare le competenze relazionali e organizzative per interfacciarsi con titolari, tecnici e partner esterni. Il percorso è ideale per lavoratori che devono evolvere da ruoli meramente esecutivi a figure di supporto gestionale, capaci di gestire la complessità delle relazioni in contesti aziendali dinamici e diversificati, garantendo coerenza comunicativa e continuità operativa tra ufficio e aree produttive.
Modalità formativaDigitalizzazione dei processi, procedure e pianificazione
Il modulo si focalizza sulla transizione digitale dell'ufficio e sulla standardizzazione dei processi operativi. In un contesto dove l'efficienza dipende dalla rapidità di reperimento delle informazioni, è fondamentale strutturare procedure interne (SOP) semplici, chiare e replicabili. Il programma affronta la costruzione e la gestione di uno scadenziario aziendale digitale integrato, che comprenda adempimenti amministrativi, tecnici e commerciali. Si analizzeranno strumenti digitali collaborativi (cloud storage, calendari condivisi, tool di task management) per ottimizzare l'archiviazione dei documenti e la condivisione delle informazioni in tempo reale tra ufficio e mobilità. Una parte specifica sarà dedicata alla protezione dei dati, per garantire che la digitalizzazione avvenga in modo sicuro e conforme alle normative vigenti. Il modulo fornisce strumenti per riuscire a stabilire le priorità nelle attività quotidiane, eliminando le ridondanze e riducendo il rischio di errori.
DestinatariIl modulo si rivolge a dipendenti con mansioni di segreteria generale, assistenza amministrativa e coordinamento operativo nelle micro e piccole imprese di settori quali commercio, terziario, artigianato ed edilizia. Il profilo target corrisponde agli inquadramenti previsti dai CCNL di riferimento (tipicamente livelli 4 e 5 del CCNL Commercio e Terziario o qualifiche impiegatizie del CCNL Edilizia e Artigianato). Si tratta di figure che, pur non avendo responsabilità dirigenziali, operano come nodi critici di smistamento delle informazioni e necessitano di rafforzare le competenze relazionali e organizzative per interfacciarsi con titolari, tecnici e partner esterni. Il percorso è ideale per lavoratori che devono evolvere da ruoli meramente esecutivi a figure di supporto gestionale, capaci di gestire la complessità delle relazioni in contesti aziendali dinamici e diversificati, garantendo coerenza comunicativa e continuità operativa tra ufficio e aree produttive.
Modalità formativaGestione documentale e monitoraggio economico-amministrativo
Il modulo intende sviluppare competenze operative nella gestione organizzata della documentazione aziendale e nel supporto alle attività di monitoraggio economico-amministrativo delle PMI. Verrà affrontata la gestione dei flussi informativi verso i consulenti esterni, con l’obiettivo di migliorare la qualità dei dati trasmessi e ridurre errori e ritardi. Verranno analizzate le modalità corrette di raccolta e preparazione della documentazione amministrativa, tra cui presenze, fatture, giustificativi e dati contabili di base. Il modulo introduce inoltre elementi fondamentali di controllo economico utili al personale di segreteria, quali la lettura delle principali voci di costo aziendale, la distinzione tra costi fissi e variabili e il monitoraggio della marginalità di attività/commesse. I partecipanti apprenderanno come raccogliere e organizzare dati economici utili alla direzione aziendale e come predisporre semplici report di sintesi tramite fogli di calcolo.
DestinatariIl modulo si rivolge a dipendenti con mansioni di segreteria generale, assistenza amministrativa e coordinamento operativo nelle micro e piccole imprese di settori quali commercio, terziario, artigianato ed edilizia. Il profilo target corrisponde agli inquadramenti previsti dai CCNL di riferimento (tipicamente livelli 4 e 5 del CCNL Commercio e Terziario o qualifiche impiegatizie del CCNL Edilizia e Artigianato). Si tratta di figure che, pur non avendo responsabilità dirigenziali, operano come nodi critici di smistamento delle informazioni e necessitano di rafforzare le competenze relazionali e organizzative per interfacciarsi con titolari, tecnici e partner esterni. Il percorso è ideale per lavoratori che devono evolvere da ruoli meramente esecutivi a figure di supporto gestionale, capaci di gestire la complessità delle relazioni in contesti aziendali dinamici e diversificati, garantendo coerenza comunicativa e continuità operativa tra ufficio e aree produttive.
Modalità formativaConformità normativa, gestione dei rischi e flotta aziendale
Il modulo approfondisce le attività di presidio della conformità normativa e della gestione dei principali rischi operativi, ambiti nei quali il personale di segreteria svolge spesso un ruolo di coordinamento organizzativo. Saranno affrontate le principali attività di gestione delle scadenze relative alla sicurezza. Una parte del modulo sarà dedicata agli adempimenti ambientali e alla tracciabilità dei rifiuti, con particolare riferimento al sistema RENTRI e alle procedure di gestione dei registri e delle comunicazioni previste dalla normativa. Il percorso includerà inoltre la gestione amministrativa della flotta aziendale, analizzando le modalità di monitoraggio delle scadenze tecniche dei veicoli (revisioni, bolli, assicurazioni), la programmazione delle manutenzioni e il controllo dei costi collegati all’utilizzo dei mezzi. Infine saranno introdotti i principali rischi aziendali di natura patrimoniale, operativa e assicurativa.
DestinatariIl modulo si rivolge a dipendenti con mansioni di segreteria generale, assistenza amministrativa e coordinamento operativo nelle micro e piccole imprese di settori quali commercio, terziario, artigianato ed edilizia. Il profilo target corrisponde agli inquadramenti previsti dai CCNL di riferimento (tipicamente livelli 4 e 5 del CCNL Commercio e Terziario o qualifiche impiegatizie del CCNL Edilizia e Artigianato). Si tratta di figure che, pur non avendo responsabilità dirigenziali, operano come nodi critici di smistamento delle informazioni e necessitano di rafforzare le competenze relazionali e organizzative per interfacciarsi con titolari, tecnici e partner esterni. Il percorso è ideale per lavoratori che devono evolvere da ruoli meramente esecutivi a figure di supporto gestionale, capaci di gestire la complessità delle relazioni in contesti aziendali dinamici e diversificati, garantendo coerenza comunicativa e continuità operativa tra ufficio e aree produttive.
Modalità formativa