Segreteria e coordinamento aziendale: strumenti e metodologie operative
Il percorso della durata di 32 ore accompagna l’evoluzione del ruolo di segreteria verso una funzione di coordinamento integrato dei processi aziendali. In particolare:
-sviluppa competenze organizzative, digitali e gestionali per coordinare documentazione, scadenze, sicurezza, ambiente e flussi informativi con consulenti e direzione
– fornisce strumenti concreti per formalizzare procedure interne e migliorare l’efficienza organizzativa e la comunicazione professionale
Moduli
- Ruolo di coordinamento e visione sistemica dei processi
- Organizzazione operativa, procedure e strumenti digitali
- Documentazione, flussi informativi e controllo dei costi
- Adempimenti aziendali, sostenibilità organizzativa e comunicazione professionale
Capacità di coordinare processi aziendali, organizzare documentazione e scadenze, utilizzare strumenti digitali per la gestione del lavoro, supportare il controllo dei costi, presidiare obblighi normativi in materia di sicurezza e ambiente, gestire comunicazioni efficaci con interlocutori interni ed esterni e collaborare in modo strutturato con direzione e consulenti.
Chiara Vero
vero@progetto-ambiente.net
Ruolo di coordinamento e visione sistemica dei processi
Il modulo intende far comprendere il funzionamento complessivo dell’impresa e del ruolo della segreteria quale funzione di raccordo tra direzione, ufficio amministrativo e aree/unità operative. Nelle PMI toscane tale figura rappresenta spesso il centro di coordinamento delle informazioni e delle attività trasversali. Il percorso mira a fornire una visione sistemica dei processi aziendali, favorendo la capacità di collegare attività amministrative, tecniche e organizzative. Particolare attenzione sarà dedicata alla mappatura dei processi, all’analisi dei flussi informativi e alla prevenzione delle inefficienze generate da comunicazioni incomplete o disallineate, rafforzando consapevolezza del ruolo e continuità operativa. Contenuti • Struttura organizzativa dell’impresa • Ruoli, responsabilità e flussi decisionali • Mappatura dei processi aziendali • Analisi dei flussi informativi • Coordinamento tra direzione e area operativa • Collaborazione tra ruoli e gestione relazioni interne
DestinatariIl percorso è rivolto alle lavoratrici e lavoratori occupati presso micro e piccole imprese del territorio toscano, inquadrati prevalentemente nei livelli impiegatizi previsti dai principali CCNL di settore (Commercio, Artigianato, Industria, Servizi), con mansioni di segreteria, assistenza alla direzione, back office amministrativo e supporto organizzativo. I destinatari svolgono attività di gestione documentale, monitoraggio scadenze, rapporti con consulenti (commercialista, consulente del lavoro), clienti e fornitori, nonché funzioni di raccordo tra area amministrativa e operativa. Il progetto è particolarmente indicato per figure che, pur formalmente inquadrate come segretarie o impiegate amministrative, svolgono compiti trasversali di coordinamento interno e necessitano di rafforzare competenze organizzative, digitali e di presidio degli adempimenti aziendali.
Modalità formativaOrganizzazione operativa, procedure e strumenti digitali
Il modulo è finalizzato a sviluppare competenze operative per la pianificazione delle attività quotidiane, la gestione delle priorità e il coordinamento di più commesse/cantieri. Verranno forniti strumenti per strutturare procedure interne semplici e replicabili, migliorando la continuità organizzativa. Ampio spazio sarà dedicato alla costruzione di uno scadenziario aziendale integrato e all’utilizzo di strumenti digitali per l’archiviazione documentale, la condivisione delle informazioni e il monitoraggio delle attività. Il modulo rafforza la capacità di utilizzare il digitale come supporto concreto alla gestione dei processi. Contenuti • Pianificazione attività e gestione priorità • Coordinamento di più cantieri/commesse • Costruzione di procedure interne • Standardizzazione e replicabilità dei processi • Costruzione dello scadenziario aziendale globale • Gestione digitale dei documenti • Strumenti di condivisione e archiviazione • Elementi base di privacy e protezione dati
DestinatariIl percorso è rivolto a lavoratrici e lavoratori occupati presso micro e piccole imprese del territorio toscano, inquadrati prevalentemente nei livelli impiegatizi previsti dai principali CCNL di settore (Commercio, Artigianato, Industria, Servizi), con mansioni di segreteria, assistenza alla direzione, back office amministrativo e supporto organizzativo. I destinatari svolgono attività di gestione documentale, monitoraggio scadenze, rapporti con consulenti (commercialista, consulente del lavoro), clienti e fornitori, nonché funzioni di raccordo tra area amministrativa e operativa. Il progetto è particolarmente indicato per figure che, pur formalmente inquadrate come segretarie o impiegate amministrative, svolgono compiti trasversali di coordinamento interno e necessitano di rafforzare competenze organizzative, digitali e di presidio degli adempimenti aziendali.
Modalità formativaDocumentazione, flussi informativi e controllo dei costi
Il modulo affronta la gestione integrata della documentazione amministrativa e tecnica e i flussi informativi verso professionisti esterni. Verranno analizzate le principali tipologie documentali e le modalità di organizzazione dei fascicoli aziendali. Saranno fornite indicazioni operative per la corretta raccolta e trasmissione dei dati a commercialista e consulente del lavoro. Il modulo introduce inoltre elementi base di lettura dei costi aziendali e indicatori economici utili a supportare la direzione nelle valutazioni operative e nel controllo della sostenibilità delle attività. Contenuti: • Classificazione documentazione aziendale • Gestione fascicoli amministrativi e tecnici • Flussi informativi con consulenti • Raccolta e trasmissione dati • Principali costi aziendali • Indicatori economici di base
DestinatariIl percorso è rivolto a lavoratrici e lavoratori occupati presso micro e piccole imprese del territorio toscano, inquadrati prevalentemente nei livelli impiegatizi previsti dai principali CCNL di settore (Commercio, Artigianato, Industria, Servizi), con mansioni di segreteria, assistenza alla direzione, back office amministrativo e supporto organizzativo. I destinatari svolgono attività di gestione documentale, monitoraggio scadenze, rapporti con consulenti (commercialista, consulente del lavoro), clienti e fornitori, nonché funzioni di raccordo tra area amministrativa e operativa. Il progetto è particolarmente indicato per figure che, pur formalmente inquadrate come segretarie o impiegate amministrative, svolgono compiti trasversali di coordinamento interno e necessitano di rafforzare competenze organizzative, digitali e di presidio degli adempimenti aziendali.
Modalità formativaAdempimenti aziendali, sostenibilità organizzativa e comunicazione professionale
Il modulo sviluppa competenze di presidio organizzativo con riferimento agli adempimenti aziendali, alla gestione documentale e al monitoraggio dei principali rischi operativi. L’attenzione è posta sul supporto amministrativo nella gestione di scadenze, registri, tracciabilità dei rifiuti (RENTRI) e aspetti organizzativi connessi alla flotta aziendale e alle coperture assicurative, in un’ottica di corretta tenuta documentale e riduzione delle criticità. Parallelamente il modulo potenzia le abilità comunicative necessarie per interagire con clienti, fornitori, consulenti, enti pubblici Contenuti • Presidio organizzativo degli adempimenti aziendali • Monitoraggio scadenze e gestione documentale • Tracciabilità rifiuti (RENTRI) e registrazioni ambientali • Gestione amministrativa della flotta aziendale • Coperture assicurative e controllo documenti • Analisi dei rischi operativi e prevenzione disallineamenti • Comunicazione scritta professionale • Gestione delle relazioni con stakeholder
DestinatariIl percorso è rivolto a lavoratrici e lavoratori occupati presso le PMI del territorio toscano, inquadrati prevalentemente nei livelli impiegatizi previsti dai principali CCNL di settore (Commercio, Artigianato, Industria, Servizi), con mansioni di segreteria, assistenza alla direzione, back office amministrativo e supporto organizzativo. I destinatari svolgono attività di gestione documentale, monitoraggio scadenze, rapporti con consulenti (commercialista, consulente del lavoro), clienti e fornitori, nonché funzioni di raccordo tra area amministrativa e operativa. Il progetto è particolarmente indicato per figure che, pur formalmente inquadrate come segretarie o impiegate amministrative, svolgono compiti trasversali di coordinamento interno e necessitano di rafforzare competenze organizzative, digitali e di presidio degli adempimenti aziendali.
Modalità formativa